不斷被干擾,智商竟然少10分!多做一個動作,專注力秒提升

編按:

創業家威爾、傑洛姆和創投經理人鮑三位作者,因深受熬夜工作、周末加班之苦,找尋各種提高生產力的方法,彙整成《最高生產力工作法》一書。他們歸納高生產力的三大技能:組織力、專注力和加速力,濃縮了包括Spotify、Zoom等300位創業家的省時工作法則,提出即刻可行的解決方式,包括數十個能夠立即上手及加速完成任務的數位工具,把生活和工作變得更輕鬆簡單。

 

媒體和社交網路已然進入了資訊肥胖症的時代。前谷歌執行長艾力克・施密特(Eric Schmidt)曾預估,2010年時只要三天就可以創造出2003 年一整年的資訊量。在這樣混亂的時代,專注力成為我們最稀有的資源。

 

根據估計,今日的辦公室員工,平均工作11分鐘後就會被干擾。在各個工作任務間轉換遊走,讓我們有高生產力的錯覺。員工們相信他們正以全速超前,快速地回應各種要求。然而,在工作任務間轉換,不僅僅會拖慢你的速度,還會損耗你的智能。由心理學家格倫.威森(Glenn Wilson)教授主導的一份研究顯示,假如我們在解決問題時遭到干擾打斷,有可能會喪失相當於10分的智商。像收到電子郵件這種看起來無害的干擾,也可能造成這樣的結果。 最有生產力的人,就是那些在特定時刻下 100%專注手上工作的人。

 

專注力的主要威脅,就是干擾思緒帶來的「庸人自擾」情結。你掛念的都是那些自己絕對不能忘記做的事:完成這份報告、回信給某人、聯繫供應商,或只是去乾洗店拿回你洗好的襯衫。想避免這些讓人分心的事,你應該採取的第一個技巧,就是待辦事項清單。一想到什麼新的待辦事項就要寫下來,別太擔心細節,或是做這件事要花多少時間。接下來,就把它擱置一旁,因為你知道這些事項安然地存在更可靠的外接式硬碟裡。

 

以下祕訣,幫助你培養專注力。

 

 透過附加元件,追蹤寄出郵件  

 

巨大的壓力來源之一,可能來自於你必須記得追蹤客戶和同事的情況。Mixmax是Gmail 的附加元件,可以讓你設定一個時間範圍,假如在這時間範圍內你還沒有收到回信,它會提醒你要追蹤寄出郵件的後續情況。Outlook也有一個跟這個對等的工具,叫做Boomerang。只要你安裝了這個附加元件,若在你設定的時間內沒有收到回信,這些工具就會發簡訊提醒你要追蹤信件後續情況。你甚至可以預先寫好一封電子郵件,設定幾天之後自動寄出。按下「稍後傳送」(send later),輸入你要的日期與時間就可以了。Mixmax甚至還會建議你寄出電子郵件的最佳時間,提高收到快速回應的可能性。例如,你要寄一份估價單給客戶,最佳的寄出時間是他們有空可以立刻回覆你的時間。再舉另外一個例子:你可以設定一封回絕通知的電子郵件,在工作面試的隔天寄給沒有通過的面試者。這麼做,遠比他們一結束面試就寄回絕通知仁慈多了。

 

清空信件匣

 

清空信件匣(Inbox Zero)是增加生產力的經典手法,在我們訪談過的創業家裡,有三分之一的人都是此法的愛用者。這個方法的前提很簡單,就是讓信件匣保持在清空的狀態,這會平靜你的思慮。把你的電子郵件信件匣想成家裡的信箱,你開信箱拿信時,並不會留幾封信下次再拿;那麼,為什麼不用同樣的方式處理電子郵件信件匣呢?要清空信件匣的最好辦法,就是封存你的電子郵件。這麼一來,你就看不到這些郵件,但你還是可以透過搜尋,存取郵件。你可以把這些郵件想成背包裡面的物品,雖然從背包外看不到,不過需要的話隨時可以取用。

 

三個步驟,讓你輕鬆清空信件匣:

 

  1. 收到不需要你做任何處理的電子郵件,馬上封存起來。
  2. 如果你需要處理那封電子郵件,而且剛好有空,先回覆郵件再封存起來。
  3. 如果你沒有空,就先把待處理郵件一事,加進你的待辦 事項清單裡,再封存電子郵件。記住,所有事情應該集中在一份待辦事項清單就好,這樣才能有效安排事情的優先順序。

 

清空信件匣的方法可能會碰到的唯一危險,是因為執著於將信件匣保持在清空的狀態,反而浪費時間。事實上,這完全是反生產力的行為。不停地清掉郵件,變成讓人分心的事,分散了真正要優先處理的事務上的專注力。

 

比起清空信件匣,更重要的是完成工作。訂定一週清空兩次信件匣是比較適當的處理方式,例如每週三和每週五。如同一天結束前你離開辦公室,還有些沒做完的工作一樣,同樣地,你也可以接受有幾封未讀的電子郵件。

發佈日期:2021/02/03

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威爾‧迪克萊、鮑‧汀、傑洛姆‧杜蒙

威爾 Will Declair 服飾品牌Loom的共同創辦人,提倡織品業應該要更尊重人與環境。創辦Loom之前,他共同創辦了男性綜合媒體Merci Alfred。在這兩份專業工作上,他喜歡針對有點隱晦的主題長篇大論。 鮑 Bao Dinh 創投經理人。他投資新創公司,協助創辦人、培植企業成長。他曾擔任訂房應用程式HotelTonight在歐洲、中東、非洲地區(EMEA)的執行長,該公司後來被Airbnb收購。足跡遍及世界各地的他,是個熱愛料理的人,經常邀請《頂尖主廚大對決》(Top Chef)參賽者到他的住處吃晚餐,希望有機會跟他們學點料理技巧。 傑洛姆 Jerome Dumont 使用者體驗專家。在銷售電子翻新設備的線上平台Back Market上,他透過改善消費者體驗,賦予商品新生命。他曾共同創辦了法國的手機應用程式開發公司 One More Thing Studio;23歲時第一次參加了火人祭(Burning Man Festival),之後以背包客旅行方式遊歷世界各地。傑洛姆現在是法國一年一度免費藝術節Opal的策劃人。他在閒暇時喜歡彈吉他、騎摩托車,並且出沒於巴黎偏地下的場合。

最高生產力工作法

✶Google、Zoom、Spotify都相信的高效生產力 創業家威爾、傑洛姆和創投經理人鮑三位作者,也曾深受熬夜工作、周末加班之苦,進而找尋各種提高生產力的方法,他們拆解最高生產力工作法的三大技能:組織力、專注力和加速力,落實在生活和工作中,更濃縮了包括Spotify、Zoom等300位創業家的最節省時間的工作法則,並以工作常見缺乏效率的例子,提出即刻可行的解決方式。此外,他們列舉數十個能夠立即上手及加速完成任務的數位工具,把生活和工作變得更輕鬆簡單。 最高生產力工作法是讓我們過得更好的方法。 每周改善做事習慣進而節省1%工時,年底時只需要24小時就能完成一週工作量。 「少工作的人,才有未來」。告別混亂思緒,重新找回完成工作的成就感,拿回人生主導權。

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