新鮮人如何在職場異次元存活?先學會釐清工作優先順序,準時下班!

編按:在學校很優秀,進入職場不見得順利。工作,是規則完全不同的異次元!《我只想好好上班!》從找工作、上班到轉職,列出每個階段該有的準備,為你提點那些沒人告訴你,但是你非常需要知道的職場闖關小撇步。

 

大學畢業後,我就急忙搬到紐約,因為當時涉世未深的我相信:「如果能在紐約存活,就能在任何地方生存。」我是那種用功讀書,總是成績優異的高材生。所以我認為在紐約這個全球競爭最激烈的大都會,要找一份工作並平步青雲,應該不會有什麼問題。儘管沒有任何相關經驗,我還是在一家頂尖公關公司找到工作。當時我以為最困難的部分已經結束,將原先多準備的履歷表都丟進垃圾桶,滿心期待領到第一個月的薪水,勉強支付房租。

 

我期待商務旅行走訪世界各地、刺激的腦力激盪會議,以及每週五下班後跟同事歡聚。

 

三年後,我發現自己不但沒有全球跑透透,反而是在不同企業之間遊走,而且我從來沒有跟同事一起歡聚,因為每週五晚上,我都累倒在沙發上睡著。公司裡有一名經理很不喜歡我,讓我幾乎相信我上輩子可能殺了她。我在基層做了十六個月,但聰明才智和職業道德不如我的人卻升得比我快。我請教職涯顧問,也將工作諮詢網站加到瀏覽器的「我的最愛」,並夢想在不久的將來會找到自己樂在其中的工作,而且是每天早上起床時會期待的工作。在這三年,我總共做過四份工作,因為我一直關注更好的工作機會,希望新工作可以帶給我夢寐以求卻難以捉摸的成就。

 

再這樣下去,我可能會成為達爾文物競天擇理論下的恐龍,也就是在業界無法存活的物種。在那段期間,我花很多時間泡在酒吧喝酒,還一邊抽菸解悶。我跟任何願意傾聽的人抱怨職場常識已死,抱怨我花大錢唸大學卻無法學以致用,每天只是處理印表機卡紙這種雜事。當我向母親尋求解答時,她說生活本來就不公平,也不可能令人滿意,所以我應該學習忍受工作;而家父則聳聳肩、不以為意地說,他希望在賴維特家族眾多正為工作苦惱的家人中,我能率先在職場中飛黃騰達⋯⋯不過,他也很懷疑我能否做到。我朋友則建議我去唸法學院。

 

業界和校園真的不一樣

老實說,回學校唸書這個主意挺吸引我的,何樂而不為呢?我們都對學校感到安心自在,都知道故事會怎麼發展下去:如果你很用功,你會拿到高分,每個人都會很開心。但是,企業界根本是另一種世界。在企業裡,驅使人們做出某種行動的理由,很多是基於派系考量,也可能充滿荒謬的變動。對於剛踏出校園,期待學以致用、以為努力工作會有好成果的大學畢業生來說,企業原本就是不太適合的環境。我們從幼稚園開始就被教導的成功信條,突然都不適用了,因為要在業界出人頭地,跟聰明才智或超越職場眾人的期望一點關係也沒有。在第一份工作中,我們就觸犯了那些從沒有人提過的職場潛規則。我們覺得不知所措,好像自己忽然被彈射到一艘太空船上,意外登陸外星球,開始要「吃氧氣、呼吸蔬菜」才能過活。

 

那麼,我是怎麼存活下來的呢?嗯,可以這麼說,我終於明白:不管到哪裡,工作就是這樣。後來,事情開始有所改變。我修正自己過去對企業的錯誤態度與信念,我知道如果不做這些改變就無法成功。於是,我不再換工作,開始進修並閱讀一些有關自我成長的實用書籍。我把自己放在顯微鏡下,仔細觀察我在公司裡呈現出的形象。經過努力改進及學習如何提升個人形象後,我掌握到人際關係技巧,像是日常應對進退、與人合作、掌握主導權和建立人脈。我也改善個人工作技能,像是井然有序地辦事、做好時間管理以及調整態度等。最後,我克服過去讓職場生涯如此悽慘,導致我無法獲得升遷的所有負面態度。在我三十歲前,已經看到這些轉變產生的成果,獲得三次升遷。我終於可以大聲地說:經過這麼漫長的等待,我總算開始在企業裡快樂地工作。

 

掌握工作目標,別再一事無成

除非你想在30歲以前就爆肝,否則別想一個人把所有工作都做完,而且你根本不該嘗試這樣做。如果你認為針對個人工作時間的安排,自己沒有發言權,那麼請好好想想,這是你的主觀心態,還是客觀事實?主管真的每天無時無刻不盯著你嗎?不可能吧,主管要忙於自己的工作和進度。不管你是不是工作多到應接不暇,該做的工作夠你未來十年都做不完,但唯一真正能掌控你工作時間的人,就是你自己。

 

重點是,忙完一個工作又接著忙下一個工作,每天如此折騰,並不會為你帶來快樂或對工作感到滿意。你會精疲力竭、壓力沉重、失去鬥志,對長期職涯目標來說也不會有任何進展。我剛進入職場的第一年,簡直累壞了。我非常焦慮,希望所有資深主管都喜歡我,所以我不分青紅皂白地接受所有人交給我的工作,就像條狗扒光桌上食物那樣。但我心想,這些不眠不休的日子一定會讓我獲得升遷。結果,那年獲得升遷的人不是我,我當然覺得很震驚。我沒有察覺到,在忙於成千上萬件無關緊要的瑣事時,我忽略自己專業生涯的發展,沒有培養獲得升遷所需的核心技能。

 

根據經驗法則來說,如果你希望自己的努力不會白費功夫,能幫助你實現個人理想和職涯發展,你就必須擬定策略,妥善管理自己的時間。你可以根據工作的優先順序來安排時間。如何決定一項工作是否要優先處理?最重要的是,優先要務都應該專注於成效上,並且與你的主要計畫相呼應。

 

專注於對長遠目標有幫助的工作,這個主意很不錯,但要怎樣做到呢?《與成功有約》作者柯維建議的方法。柯維認為,所有工作都可以分為下面這四大類:

1. 緊急又重要的事:做得好可以保住工作飯碗。譬如危機、工作截止期限、急迫的問題。

2. 不急但重要的事:讓你可以發展專業能力並獲得升遷機會。譬如經營人脈、培養新技能、評估機會。

3. 緊急但不重要的事:讓大家認為你是團隊的一員。譬如別人突然要你做的事、特定電子郵件或電話、特定會議、幫資深團隊成員做的某些行政工作等。

4. 不急也不重要的事:如果不小心,可能害你被開除。譬如徒勞無功的事、跟同事閒聊、即時通訊等。

 

如有必要,每天都檢查你的工作時間表,花點時間重新評估。記得保留一點彈性,因為不幸的是,生活不會完全依照你的計畫進行,而且人們的行為往往反覆無常。

 

擬妥並更新待辦清單,會讓你覺得事情比較可以掌控。你可以先把所有事情歸納為前面介紹的四大類,然後決定哪些事情可以不管、哪些事情可以延後或交給別人去做。在處理第1 類和第3 類事情時,想想怎麼做能事半功倍。同時,要把部門流程和個人工作方式謹記在心。舉例來說,如果你隸屬的團隊每週二早上召開進度會議,你就可以安排在週一下班前預作準備。這樣在進度會議時,就能提出最即時的資訊。如果你習慣早起,起床後精神最好,也可以在週二上班前,提早一個小時到公司整理會議資料。

 

如果你在公司是工作過多、薪資太少的新進員工,這種情形很容易讓你士氣低落。不過,如果能培養實用的時間管理技能,並專注在能幫你更快實現長遠目標的工作上,每天工作起來就會很有目的感。

 

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發佈日期:2020/04/01

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雅莉珊卓 ・賴維特

職場作家、PeopleResults顧問公司合夥人,為Canon、德勤等財星500大企業提供諮詢。曾任《華爾街日報》特約專欄作家,《紐約時報》、《Fast Company》雜誌和《富比世》雜誌撰稿人。2019年獲選為Thinkers50雷達名單中 「最可能型塑組織管理與領導未來」的30位管理思想家。   賴維特是人力資源專家,針對領導力發展、創新、職涯與職場趨勢等皆有所研究,並在全球數百家組織發表演說,包括美國銀行(Bank of America)、康寶濃湯公司(Campbell Soup)、聯邦儲備銀行(Federal Reserve Bank)、惠而浦(Whirlpool)、亞培、麥當勞、微軟、百事可樂和人力資本協會(Human Capital Institute)等。   她也是商業圓桌會議(Business Roundtable)跳板(Springboard)專案的成員,該專案負責向歐巴馬政府、美國勞工部和國防部針對當前就業問題提出建言。   賴維特經常受邀在全國各大媒體上發表意見並接受採訪,包括國家公共廣播電台(National Public Radio)、CNN、ABC新聞、CNBC、《富比世》雜誌、《美聯社》(Associated Press)等。賴維特連續兩年被美國管理協會(American Management Association)評選為頂尖領導人,同時也榮獲《錢雜誌》(Money Magazine)年度線上職涯專家,並被富比世評選為對女性最具影響力的網路作家之一。   身為西北大學百人委員會(Council of 100)和青年企業家委員會(Young Entrepreneur Council)的成員,賴維特獲得母校名聲卓著的新興領袖獎,表彰其在所屬領域和社會產生的重大影響。

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