用email溝通不一定是最好的方法:明茲伯格談管理的本質

網路的影響

 近代有一項明顯的改變,應該會對管理的所有特質產生重大的影響,那就是網路,尤其是電子郵件,這種新興的溝通方式大幅加快了溝通的速度以及資訊的傳播量,但是它對管理的影響也一樣驚人嗎?

從大量來來往往的電子郵件,以及無所不在的行動裝置來看,似乎真的影響很大,但重點是,它是否徹底顛覆了管理?相關的研究很少,但是答案看起來是「對」,但也「不完全對」。

之所以說「不完全對」,是因為網路可能還強化了管理工作存在已久的特質(本章提到的那些特質);至於說「對」,網路顛覆了管理,那是因為它可能讓一些管理實務變得更令人抓狂。

管理者的消息變得更靈通以後,可以更迅速地溝通,打造出發展更快、更有競爭力的企業。但有些管理者思慮不周,被網路牽著鼻子走,疏於思考。

 

媒體及其訊息

 有一點必須強調的是,這種新的溝通媒介還很薄弱。電子郵件就像傳統郵件一樣,受限於文字形式。我們聽不到對方的口氣,看不到對方的動作,感受不到對方的存在。(LOL之類的符號對你來說有感嗎?)管理除了需要如實地傳達訊息以外,也需要這些互動的能力。

管理者可能會誤以為自己時常和外界保持接觸,但實際上,他們只接觸到鍵盤而已。這可能讓一個長期存在的管理問題更加惡化:使得時髦的新科技帶來掌控一切的幻覺。

在電話上,我們可以打岔、嘟噥、伺機反駁、大笑出聲。開會時,我們可以點頭表示認同,或無聊到打起瞌睡。高效的管理者都會偵察到這些細節,但是換成電子郵件時,在你收到對方的回信以前,你無法得知他的反應。即使是收到回信,你也無法確定對方是小心斟酌了用字遣詞,還是匆匆寄出。

麥克魯漢(Marshall McLuhan)曾提出一個知名的論點:「新的資訊科技創造了地球村。」「但這個」「地球村」究竟是什麼樣的村落?

在傳統的村落中,你和鄰居在市場上閒聊,這裡是社群的核心。在地球村裡,你按一下滑鼠,發送資訊給地球另一端的某個人,但你可能從來沒見過他。那樣的關係就像充滿幻想的網路戀情,可能永遠也接觸不到。

組織就是一個社群,穩定的運作有賴人際關係的健全,互信互重是絕對的關鍵。所以,我們必須特別小心看待這個地球村,別把地球村這個網路和社群混為一談。網路可以促進人脈的拓展,但也削弱了組織內以及組織之間的社群性質。

 

電子郵件對管理的影響

有一點是肯定的:電子郵件加快了管理步調,提升了管理者的壓力,對管理者的干擾可能也增加了。桌上擺著筆電是一回事,口袋裡放著iPhone 又是另一回事了,你等於被拴在地球村裡。至於行動導向方面,諷刺的是,理論上電子郵件應該是讓人脫離行動的, 但它反而強化了管理的「行動導向」特質,因為它叫你快點做,現在就回信!

電子郵件幫忙拓展了經理人的聯繫範圍,每個人似乎都近在咫尺。但是,這可能犧牲了更深入的溝通,例如,本來常面對面互動的同事,現在可能只出現在螢幕上。這種天涯若比鄰的全球交流,是否讓我們失去了面對面的接觸?

網路就像多數的技術一樣,有利也有弊。你可能迷上網路,受它的牽制。你也可能充分了解它的威力和風險,從而有效地掌控它。我撰寫這一節的內容,目的就是在鼓吹後者——亦即勸阻那些指揮家變成傀儡。

我和我們的院長(他是IT專家)合寫了一篇論文,文中提出以下結論:網路並未徹底改變管理的本質,反倒強化了數十年來我們一直看到的特質。不過,魔鬼可能藏在細節裡。網路可能把很多的管理者逼到抓狂,讓他們的工作變得非常忙亂,導致運作失常:流於形式,脫離現實,墨守成規。

 

可測的混亂

 總之,這些管理的特質從未改變,這是否意味著管理不當?當然不是。這些都是正常的管理,但是只在一定的範圍內才算是正常。超過那個範圍,管理實務就會開始出現失常現象。我們都認識一些極度忙亂的管理者,他們可能某天看起來還很正常,但隔天卻完全失序了。

管理,即使是正常的管理,也絕非易事。《紐約時報》曾針對我早期的研究發表評論,那篇評論中有兩個形容道盡了管理的特質:「可測的混亂」和「可控的失序」。

發佈日期:2015/07/08

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亨利‧明茲柏格

明茲柏格是加拿大麥基爾大學(McGill University)的管理學教授,獲獎無數,也是第一位獲得提名加入加拿大皇家學會的管理學者,更曾榮獲加拿大國家勳章及魁北克省的最高榮譽騎士勳章。 《華爾街日報》把明茲柏格列為「全球最具影響力的管理大師之一」。後現代企業教父湯姆.彼得斯說他是「世界首屈一指的管理思想家」。在管理界,明茲柏格叛逆、原創的性格十分鮮明,經常提出打破傳統及迷思的獨到見解。

簡單,但不容易-明茲柏格談管理的本質

管理不是應該有條有理、分工授權、運籌帷幄嗎? 但實際上為什麼干擾不斷、不停救火、棘手的事情一件接一件? 管理大師明茲柏格挑戰傳統似是而非的思維, 帶你看清管理工作充滿矛盾的本質,掌握簡單的精髓。 明茲柏格被《華爾街日報》譽為「全球最具影響力的管理大師」,貼身觀察29位不同產業、不同階層的管理者,從實務中解開大家對於管理的許多迷思: 管理工作原來就是多樣、零碎、毫無規律可循,隨時準備好迅速調整情緒是主管必備的能力。

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