Google實行多年,8個會議有效運作的訣竅

決策的論壇幾乎都採取開會的形式,這可能是所有企業實務中除了神祕的聖誕老人以外最討人厭的一個。有人會抱怨會議多浪費時間。其實,「運作好」的會議很有助益,這是提出資料與意見、辯論議題與觀點、實際做出決策最有效率的方式。但是,請注意到我們特別凸顯「運作好」這幾個字,因為多數會議運作不好。我們大概不必告訴你這點:運作很差的會議是打擊士氣浪費時間的怪物。

電腦科學家痛恨沒有效率,所以多年來,施密特發展出一套會議規則,我們發現這些規則相當有效。

1:會議應該有一位決策者或主人。

會議過程中的每一個時點必須有明確的決策者,也就是要為決策承擔最大風險的人。兩組位階相同的人開會通常不會產生一個好結果,因為兩組人最終會彼此折衷讓步,而不是做出困難卻最佳的決策。所以會議裡最好有一名位階較高的人擔任決策者。

2:決策者應該親自做事。

決策者應該召集會議,確保好開會內容,訂定開會目的,決定與會者,在至少24小時之前發送議程給即將與會的人(如果可能的話)。會議結束後48小時內,決策者(只能由決策者做這件事)應該摘要決策及工作事項,以電子郵件發送給至少每位與會者,以及任何需要知道這些決策與事項的人。

3:縱使不是決策會議,例如資訊交流會議或解決方案腦力激盪會議,也應該有一位明確的會議主人。

會議主人應該邀請與議題有關係的人員出席,有清楚的議程,事前做好必要的準備工作,並在會後立即傳送工作事項。

4:會議不像政府機構,不必要的會議不需要開。

任何會議都應該有目的,如果不能周詳定義目的,或是會議無法達成目的,或許就不應該召開。決策者必須認真思考:這個會議仍然有用嗎?這個會議的召開是否太頻繁或不夠頻繁?人們是否取得他們需要的資訊?

5:會議規模應該控制在容易運作的範圍內。

不要超過8人,最多10人(但我們非常不鼓勵)。應該讓每位與會者有表達意見的空間。如果有更多人需要知道會議結果,你要確保有個溝通流程可以傳達訊息,而不是邀請他們與會當觀察員,這將會降低會議品質,以及與會者暢所欲言的能力。

6:出席會議並不是身分重要性的象徵。

如果一場會議不需要你,請離開,或者更好的做法是,事前就婉拒與會。尤其是和顧客或事業夥伴的會議更應該使用這個原則。很多時候,我們和客戶或事業夥伴公司的一位高階主管走進會議室,原本應該是一場相當「私密」的會議,卻發現會議室裡坐滿人。如果客戶覺得需要讓全部成員與會,我們也無能為力,但我們這一邊則是儘量節制,愈少人與會愈好。

7:守時很重要。

準時開會,準時結束,預留足夠時間在結尾時總結會議結論與工作事項。如果會議比原先安排的時間更早達成目的,就提早結束。記住,我們都是人,安排讓與會人員有吃午餐和中間休息時段,尊重在不同時區工作的員工,此外,他們也想要有和家人相處的時間。這些禮貌與尊重太常被忘記,注意他們,將會贏得員工和同事的敬意。

8:出席會議時,請專注在會議上。

開會時,請勿做其他事,如果你在會議中使用筆記型電腦或手機做與會議無關的事,顯然你的時間應該做別的事。每個與會者都應該專注在會議上,而非其他事務。如果要開的會議實在太多,讓人無法完成工作,有個簡單的解決方法:排定工作的優先順序,減少出席的會議。

在所有這些規則中,最後一項的實行對我們而言最困難,在我們的團隊會議中,有人經常漠視我們請他們闔上筆記型電腦的要求,我們最後只好放棄。但這仍是一條好規則。

 

發佈日期:2014/11/12

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艾力克‧施密特、強納森‧羅森柏格

強納森.羅森柏格(Jonathan Rosenberg)2002年進入Google,負責管理公司的消費者、廣告客戶,以及事業夥伴產品設計與發展,這些產品包括搜尋、廣告、Gmail、安卓系統(Android)、應用程式、Chrome。強納森目前為Google執行長賴利.佩吉的顧問。艾力克.施密特(Eric Schmidt)2011年至2011年期間擔任Google執行長,把Google從一家矽谷新創公司發展成全球的科技業領先者,年營收超過550億美元,在全球40多個國家設有營運據點。施密特現任Google董事會執行主席。

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