不只老闆要學管理!讓績效翻倍,不可不知的管理心法

編按:資訊與複雜性大爆發,不斷挑戰極限,有效與高效是每個人都必須具備的能力,而有效創造績效的能力就是管理。當代管理大師馬利克在《管理的本質》中歸納4大原則X5大任務X6大原則X7大工具,建立人人皆可學習的有效管理系統。

 

在此之前,國家與政府的領導問題主要是:「該由誰領導我們?」這個問題的解答隨著不同時代的哲學思想而有所差異:最強者、最優秀者、由神決定、最聰明者、人民、多數者⋯⋯。不論過去,抑或現在,答案全都不正確。時至今日,這項洞察仍然不是明顯、不證自明的事實。

 

面對管理,我們該有的正確提問

 

問題1:如何組織制度,才能脫離人治管理?

 

更重要的是,錯的不只是這些解答,連「該由誰領導我們?」這個問題本身也不正確。正確的問題應該是:「該如何組織我們的制度,使得就算是不良、不勝任的領導人也不致造成太大傷害?」

 

在較簡單的社會政治制度中正確有效的東西,也適用於複雜的現代社會中規模更大的組織。所以,我們應該思考的問題是:「組織應該如何架構,管理如何運作,才能使組織以最佳方式實現其目的,同時防止不勝任的經理人造成太大傷害,並且能快速察覺他們的不勝任、輕易地換下他們?」這些問題的解答雖不簡單,問題本身卻很明確。「該由誰管理?」固然是個重要的問題,但同等重要的問題是:「什麼才是正確的管理?」

 

問題2:別叫員工站你的立場想,問他的觀點與經驗

 

經理人絕對不能詢問這些參與決策流程的員工:「如果讓你站在我的立場,你會如何決策?」他們不是經理人,無法認真盡責的回答,就算是立意最佳的回答也不恰當。會提出這種問題的經理人在管理職務上有弱點,缺乏領導力。

 

經理人應該詢問參與決策的員工:「就你的觀點、你部門的觀點、你的訓練和經驗,你對此情況有何看法?」這是考慮大多數決策性問題的各種面向時,最快且最有效的方法。時日一久,便能對問題及可能的解決方案達到某種整體且相互關聯的理解。

 

前美國總統杜魯門是一位真正的決策大師。他總是持續且嚴格堅持以下流程:針對重要問題,他會仔細思考,美國政府的哪些部門和機構能夠真正提供解決方案。之後,他會召集這群部門或機構的人員,從最資淺的開始,依序詢問以下問題:「你如何看待目前這個情況?」接著會再加上這麼一句:「不需給我任何建議,只要從你的角度描述這個問題即可。」應用上述方法並不困難,難的是費時,也意味著需儘早開始進行決策流程。

 

決策本身必須由負責的經理人制定。前美國總統杜魯門從不讓任何人懷疑做決策是他的職責,他會告訴部屬:「我必須做決策,我會盡量把你們的意見納入考量,但做決定是我的工作,我會讓你們知道我的決定。」這是杜魯門達成有效決策的方法,他堪稱是20 世紀最有效能的美國總統。

 

管理謬誤地雷盤點

 

管理謬誤太過普遍,這些謬誤不僅阻礙管理理論的進步,也妨礙管理實務有效進行。

 

謬誤 1:只有高層主管才是經理人

 

這類管理謬誤,將人們的視野縮小到聚焦在最高層的管理人員身上。儘管媒體仍使用這種觀點,但這對管理現實毫無幫助。現代組織需要許多管理者。每一位擔任管理職務者都是經理人,都是管理的一部分。

 

謬誤 2:有部屬的人才是經理人

 

這個觀點錯誤地將「管理」和「人的管理」畫上等號,忽略了組織運作的其他要素。這種錯誤觀念排除了那些為數不斷增加的專業人員,他們幾乎全都是知識工作者,通常沒有任何屬下。他們的重要性來自於個人專長及所擁有的專業背景,跟有沒有部屬無關。銀行裡的首席外匯經紀人之所以重要,並不是因為他的屬下人數眾多,而是取決於他的專業貢獻。重要的是他的自我管理。在大多數的組織中,若沒有這些專家,組織將無法運作。愈來愈多組織的成功仰賴這些人所扮演的關鍵角色。

 

謬誤 3:只有部屬需要被管理

 

管理工作包含部屬的管理,但這已不是管理工作的主要內容了。此一錯誤觀念多年前便已形成,即使世界在管理這方面近年來已發生了根本性的變化,這種觀念依舊存在。因此,舊模式依舊當道的情形,甚至幾乎沒有例外,不免令人感到詫異。

 

今日,向上「管理」或「管理」同事似乎更為重要。原因顯而易見,也因此更讓人訝異為何管理文獻和訓練課程如此漠視現實。一整套精細複雜的管理工具,例如溝通、合作、說服力、魄力等原本應用於員工的管理上,最後真正需要這些工具的反而是其他領域,例如經理人所屬的組織網絡管理、組織中的橫向關係(同儕關係、跨部門關係等),以及向上關係(上司)的管理。

 

謬誤 4:管理是商業議題

 

管理並不是商業領域專有的東西,也非起源於商業。早在公司組織問世之前,其他更古老的組織就已經使用管理了。比方說,古埃及及古代中國的官僚組織便已運作得非常成功;各種宗教下的寺廟、修道院等的「管理」也取得相當成效。不過,能夠有系統地應用管理且有顯著成效者,確實非商業領域莫屬;換言之,在商業領域最能明顯看出管理的功效。這也正是管理對於其他組織如醫院、行政組織和研究機構來說更加重要,有時也更為困難的原因。

 

有效提高效率!管理是人人可學的必備能力。更多《管理的本質》書摘:

所有人都該學!在變局中掌握高績效,管理是人人皆可學習的專業

別再只會挑毛病!經理人省時管理原則:專注少數事項、善用員工長處

發佈日期:2019/11/01

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佛瑞蒙德‧馬利克

馬利克是一家同名機構的創始人暨主席,該機構以其名字命名,為管理複雜系統的領先機構之一。馬利克曾擔任多家國際企業的董事、董事長及顧問,是公認的公司治理實踐專家。他獲得諸多榮譽和獎項,包括由奧地利政府頒發的科學和藝術榮譽十字勳章,以及德國控制論學會海因茲‧馮‧福斯特獎(Heinz von Foerster Award)組織控制論獎項。除了在瑞士聖加侖大學(University of St. Gallen)教授公司治理之外,馬利克也在中國北京的首都經濟貿易大學,以及蒙古呼和浩特的內蒙古農業大學擔任管理學特聘教授,同時也是長春市吉林大學的名譽教授。 馬利克教授目前與妻子和兩個孩子定居瑞士聖加侖。

管理的本質

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