拒絕白做工!提昇思考精準度該從這三個方向下手

編按:在這無從預測未來變化的時代,只仰賴過去工作上的經驗、只認真的把事情做好,已無法提升個人職場價值。《關鍵課題思考》教您釐清「現狀」與「期望」落差的真正障礙,搞懂問題出在哪,弄清楚現在應該做什麼,以掌握工作的主導權,成為無法被取代的專業人才!

 

想讓主管、客戶都滿意你的專業服務?首先必須先掌握「關鍵課題思考」的能力,所謂「關鍵課題思考」就是:正確掌握現狀與期望,找出需要優先處理的問題,思考出讓現狀更接近期望的方法。

 

想要提升思考關鍵課題的精準度,有三種必須意識到的觀點,那就是:

 

● 視角

● 視野

● 視點

 

這三個觀點,也相當於思考關鍵課題的基礎能力。你可以透過圖表2-1,了解如何更精確地掌握事件的全貌,並且歸納出正確的期望。換言之,在任何行動之前,若能從這三個觀點去觀察,就能大幅減少失誤所帶來的不必要損失。

 

實際上,「視角、視野、視點」其實是鎖定對象、擴散再聚焦的過程。所謂視角,就是我們該從誰的角度看待這件事;而視野則是綜觀時間與空間,將課題在腦中從一個問題,變成立體的呈像;最後透過視點,鎖定整個呈像中的核心,這也就是我們思考關鍵課題的最佳切入點。

 

接下來,我將具體說明如何將這三個不同的觀點運用在工作上。

 

找出課題對應的對象

 

所謂的課題,就是從現狀與期望中歸納出的關鍵問題,以及為求解決而思考、整理出的方法。雖說理所當然,課題本身就有對象之分,當需要面對課題的人不同,或是所扮演的角色、職務產生變化,對應的現狀、期望以及問題勢必有所改變。

 

簡單來說,課題必定有其「對象」。在實際採取行動之前,我們都應該先回答以下這三個問題:

 

「這個課題,是誰應該面對的課題?」

「這個任務是為了讓誰感到滿意?」

「那個對象,又是怎麼看待這個課題的?」

 

為了鎖定關鍵課題,就必須以課題的對象,也就是從委託你處理工作的客戶或主管的立場出發,以掌握任務的全貌,創造出超越委託者期望的成果。

 

加入空間軸與時間軸讓課題變立體

 

思考關鍵課題的三個「觀點」中,第二個就是「視野」。我們已經了解,視角有高低之分,而視野則是以空間與時間來表現,有寬狹之別。

 

這邊要先介紹的是「空間軸視野」。假設現在有個新產品的開發專案,在這個專案中,會有許多工作需要處理,包括在生產新產品前,需要進行市場調查、研究對手企業搶先開發的新產品;在正式發售前與銷售店家洽談、安排廣宣、街頭問卷、行銷活動等眾多程序。

 

所謂「空間軸視野」,指的就是這類業務的範疇。而要使自己「空間軸視野」更開闊,就必須關注自己業務範圍以外的工作。

 

另一個視野,就是「時間軸視野」。以設定期望為例,從時間軸的視野去觀察,就是要先釐清,這個期望實現的時間,會發生在多久以後?是下週、下個月、還是一年後?

 

到人在不同的時間點,心中的期望自然會有所不同,如果是不久之後的未來,或許只會成為部門間的小型目標,但若是關係長期性的規劃,可能就必須跨部門檢討等。在上述情況下,時間軸與空間軸的視野也可能因此產生關聯。

 

為什麼你的想法比較周全,主管卻不同意?

 

經過通盤的考量後,你可以向主管提出自己的看法:「這份工作或許可以控制在一週之內完成,但這樣無法超越之前的成果。只要給我一個月的時間,去徹底處理幾個狀況跟問題,我想自己能做出比之前更好的成績。」

 

在這樣的說明之下,有些主管或許會同意你的提案,但也有些主管可能不吃這一套。

 

「可是這個案子近期就得結案了,你還是在一週之內完成。」

 

由此可得知,上司的期望是在一週後就看到工作成果,所以在進一步討論是否可能延期之前,得先站在對方的「視角」俯瞰「時間軸視野」。

 

這才知道,其實上司原本打算,「在下下週的全社大會上,發表部門的工作成果」。在了解這件事後,你可能可以選擇這樣說:「在報告會上,您能不能先表示『工作目前還在進行中,但在一個月之後預計能超越當初的目標,達到這樣的成果』。當然時間如果充足,我們也將竭盡所能!」

 

在解釋過需要更多時間的原因後,再讓主管了解從長期角度,切入課題可能帶來的益處,站在對方的角度來思考關鍵課題。像這樣拓展時間軸視野,就有可能掌握時機,不僅取得自己工作的主導權,也能回應主管的期望。

 

如何判斷「什麼是現在應該立刻做的事」?

 

在思考關鍵課題前,我們應該先提升自己的視角,拓展視野來進行思考。最後,則是培精準的「視點」。視點的敏銳度,將攸關你能否清楚掌握「什麼是最重要的事」、「該如何聚焦關鍵課題」等決定任務成敗的關鍵。

 

從較高視角蒐集而來的情報,透過寬闊視野進行思考,再以敏銳的視點來設定課題,這就是思考關鍵課題的理想狀態。

 

該如何磨練視點?可惜的是,不存在能使其進步的既定方程式,但若是想提升到一定的水平,還是有個努力的大方向。

 

首先要做的,就是熟悉現今已經普及的視點,也就是現有的框架。在觀察事物時不能只抱持模糊的視點,應該在彙整情報後用心琢磨。

 

要使視點更加敏銳,就必須習慣深入思考。為此,重複向自己提出「為什麼?」、原因是什麼?」等自問自答的問題,也獨具效果。例如「這是什麼?」、「問題出在哪裡?」

 

心中常保疑問,當問題發生的時候,也不只以一句「問題出在○○,報告完畢」就劃上句點。而是階段性地保持疑問「為什麼會造成這樣的問題?」、「問題發生的原因是什麼?」不斷地自我提問。藉由這樣的過程,磨練視點的敏銳度。

 

若能掌握這三個觀點不遺漏,就能確實掌握思考關鍵課題的能力,並使你的專業獲得認可,讓他人想再度委託你處理工作,成為無可取代的人才,並將至今磨練有成的問題解決力、業務知識及累積的經驗,以驚人的效率和效果,直接反映在工作成績上。

 

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發佈日期:2019/03/26

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清水久三子

「培育專家的專家」、一流外商顧問,前日本IBM國際商業服務事業部首席顧問。 1969年生於日本埼玉縣,畢業自御茶水女子大學。畢業後任職於大型服飾公司,於1998年加入普華永道會計師事務所(現已併入日本IBM國際商業服務事業部),主要負責新事業的策略規劃與支援,顧問的培育與強化,專業人才制度的設立和引進,也是人才開發、相關支援項目的領導者。先後擔任企業變革戰略顧問團隊的領導人、日本IBM國際商業服務事業部的主管,以及企業內外商務管理、核心技能、領導者等研修課程的講師,擁有指導千位以上顧問的豐富經驗,被譽為「培養專家的專家」。著有《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》、《IBM首席顧問的大人學習法》、《從此不加班的IPO工作術》、《專業人士的資料製作能力》等書。

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